Mobile Inventory: Scan & Count

Analysoinut Appwesome

Kun varastossa on monta pientä tuotetta ja päivän aikana tulee vastaan sekä saapuvia että lähteviä tavaroita, paperilista alkaa helposti jäädä jälkeen. Mobile Inventory: Scan & Count on Androidin yrityskäyttöön suunnattu inventaarisovellus, jonka idea on tehdä määrien kirjaamisesta puhelimella suoraviivaista. Bino Solutionsin sovellus voi sopia pienelle tiimille tai omien tavaroiden seurantaan, jos tärkeintä on päästä nopeasti alkuun ilman raskasta varastonhallintajärjestelmää.

Mieti ensin, mitä haluat inventaariolta

Ennen käyttöönottoa kannattaa päättää, onko tarpeesi satunnainen laskenta vai jatkuva tavaravirran seuranta. Jos haluat vain tarkistaa, montako tuotetta kaapissa tai varastohuoneessa on, mobiilikäyttö ja viivakoodien skannaus ovat luontevia lähtökohtia. Jos taas tarvitset monimutkaisia hyväksyntäketjuja, ostotilausten käsittelyä tai yhteyksiä muihin yritysjärjestelmiin, kevyt inventaariosovellus ei välttämättä yksin ratkaise ongelmaa.

Minusta sovelluksen vahvin lähtökohta on puhelimen käyttäminen laskentatyökaluna. Tavarahyllyn äärellä ei tarvitse ensin palata toimistolle päivittämään taulukkoa, vaan tuotetietoa voi käsitellä siellä, missä tavara on. Tämä voi vähentää muistilappujen ja jälkikäteen tehtävien kirjauksien tarvetta. Hyöty näkyy parhaiten silloin, kun tuotteilla on viivakoodit ja inventaario tehdään käytännön työn lomassa.

Mobile Inventory on ilmainen ladata, mutta sovelluksessa on myös sovelluksen sisäisiä ostoksia, joiden hinnat vaihtelevat. Se on saanut keskimäärin 4,6 tähteä noin 1,9 tuhannelta arvioijalta, ja latauksia on kertynyt yli 500 000. Nämä luvut kertovat, että kyse ei ole aivan tuntemattomasta työkalusta, mutta ne eivät tietenkään kerro, sopiiko sen toimintatapa juuri sinun varastollesi.

Arjen laskenta puhelimella

Kuvitellaan pieni myymälä, jonka työntekijä huomaa iltapäivällä, että hyllystä on loppumassa yksi usein myytävä tuote. Hän voi tarkistaa varastotilan, skannata tuotteen ja kirjata määrän saman tien sen sijaan, että yrittäisi muistaa tilanteen työvuoron loppuun asti. Offline-seuranta on hyödyllinen, jos varastossa on katvealueita tai yhteys ei muuten ole luotettava: laskentaa voi jatkaa ilman, että jokainen työvaihe pysähtyy verkkoyhteyden takia.

Tiimityössä on silti hyvä sopia käytännöistä ennen kuin useampi henkilö alkaa muuttaa samoja tietoja. Esimerkiksi yksi työntekijä voi laskea hyllyt ja toinen tarkistaa poikkeamat, mutta roolit, kirjausten ajoitus ja mahdolliset päällekkäiset muutokset kannattaa sopia selvästi. Sovelluksen kuvaus lupaa tiimin varastolaskentaa, mutta käytännössä työn sujuvuus riippuu myös siitä, että kaikki käyttävät samoja tuotenimiä ja kirjaavat määrät samalla tavalla.

Yksi hyödyllinen työtapa on ottaa käyttöön pieni rajattu kokeilu ennen koko varaston siirtämistä. Valitse yksi hylly tai tuoteryhmä, lisää muutama esimerkkituote ja käy läpi koko kierros: tuotteen löytyminen, määrän tarkistus ja tarvittaessa korjaaminen. Näin huomaat nopeasti, toimiiko viivakoodien skannaus omilla tuotteillasi ja ovatko tietokentät riittäviä. Kokeilu paljastaa myös, tarvitseeko henkilöstö lyhyen ohjeen ennen laajempaa käyttöönottoa.

Viivakoodit, tiedot ja huolellinen käyttöönotto

Viivakoodin skannaus säästää eniten aikaa toistuvassa työssä, mutta se ei poista tarvetta tarkistaa tuotteen tunnistetta. Pakkauksen viivakoodi voi olla vaurioitunut, tuote voidaan vaihtaa toiseen versioon tai samalla tuotteella voi olla eri pakkauskokoja. Siksi suosittelen tarkistamaan ensimmäisellä kierroksella, että skannaus yhdistyy oikeaan tuotteeseen ja että yksikkö on kaikille ymmärrettävä. Muuten nopea kirjaus voi tuottaa siistin näköisen mutta väärän varastoluvun.

Tuotteiden manuaalinen lisääminen on tärkeää silloin, kun kyseessä on itse koottu paketti, käytetty tavara tai muu tuote, jolla ei ole luettavaa viivakoodia. Tällöin johdonmukaisuus ratkaisee: sopikaa, kirjoitetaanko tuotteen nimi esimerkiksi mallin, koon vai käyttötarkoituksen mukaan. Jos nimissä on pieniä eroja, sama tavara voi päätyä luetteloon useana erillisenä rivinä. Tämä on yksi niistä ongelmista, jotka kannattaa ehkäistä jo ensimmäisen tuoteryhmän yhteydessä.

CSV-vienti on käytännöllinen väylä jatkokäsittelyyn, esimerkiksi silloin kun haluat tarkastella inventaariota taulukkolaskentaohjelmassa tai jakaa tiedoston kollegalle. Ennen kuin käytät vietyä tiedostoa työlistana, tarkista sarakkeet ja tuotetunnisteet sekä säilytä alkuperäinen tiedosto muuttamattomana. Näin voit verrata muutoksia ja välttää tilanteen, jossa taulukkoon tehty korjaus sekoittuu sovelluksessa olevaan varastotietoon. Vienti helpottaa tiedon siirtämistä, mutta ei itsessään takaa, että eri järjestelmien tiedot pysyvät automaattisesti synkronoituina.

Offline-työskentely on erityisen hyödyllinen varastotiloissa, joissa yhteys vaihtelee. Käytännön kannalta tiimin kannattaa kuitenkin sopia, miten ja milloin tehdyt muutokset tarkistetaan yhteyden palautuessa. Jos kaksi ihmistä laskee samaa aluetta eri aikaan, tuloksista voi syntyä ristiriita riippumatta siitä, käytetäänkö sovellusta vai paperia. Selkeä aluejako ja työvuoron lopussa tehtävä tarkistus ovat yksinkertaisia tapoja pitää laskenta luotettavana.

Milloin vaihtoehto voi olla parempi

Paperilista tai tavallinen taulukko voi olla parempi valinta, jos inventaario tehdään vain harvoin ja tuotteita on vähän. Niissä ei tarvitse opetella uutta työnkulkua, ja tiedosto on helppo muokata omiin tarpeisiin. Vastapainoksi viivakoodien käsittely ja usean henkilön samanaikainen työ voivat vaatia enemmän käsityötä ja yhteisiä pelisääntöjä. Valinta riippuu siitä, onko tärkeämpää minimaalinen käyttöönotto vai nopeampi mobiililaskenta.

Laajempi yrityksen varastonhallintajärjestelmä taas voi olla luontevampi, jos inventaario on vain osa tilausten, toimitusten, myynnin ja taloushallinnon muodostamaa kokonaisuutta. Tällainen järjestelmä voi vähentää erillisiä kirjauksia, kun eri työvaiheet liittyvät toisiinsa, mutta samalla käyttöönotto ja hallinta voivat olla raskaampia. En valitsisi pientä mobiilityökalua korvaamaan kokonaisuutta, jonka ydintarve on monen liiketoimintaprosessin yhdistäminen.

Varastossa jo käytössä oleva viivakoodilukija tai tietokoneella toimiva ratkaisu voi olla parempi, jos laskentaa tehdään pitkiä jaksoja ja puhelimen käyttö tuntuu hitaalta. Toisaalta puhelin kulkee helposti mukana hyllyltä toiselle eikä vaadi erillistä työpistettä. Tässä kyse ei ole siitä, että yksi tapa olisi aina nopein, vaan siitä, missä työntekijät oikeasti laskevat tavaroita ja millaisia laitteita heillä on käden ulottuvilla.

Myös yrityksen tietojen käsittelyä koskevat vaatimukset kannattaa ottaa huomioon ennen siirtoa. Jos varastossa on yksityiskohtaista tai liiketoiminnan kannalta arkaluonteista tietoa, käy sovelluksen asetukset ja organisaation omat käytännöt läpi ennen laajaa käyttöönottoa. Älä rakenna tärkeää prosessia oletuksen varaan: testaa ensin, miten tiimin työnkulku toimii, miten tiedot viedään ja miten varmuuskopiointi järjestetään teidän tarpeisiinne sopivalla tavalla.

Käyttöönoton hinta on myös työnkulun muutos

Uuteen inventaariotyökaluun siirtyessä suurin työ ei välttämättä ole sovelluksen asentaminen vaan tuoteluettelon siivoaminen. Päätä, mitkä tuotteet todella kuuluvat varastoon, poista päällekkäiset nimikkeet ja sopikaa, millä tavalla määrät merkitään. Jos vanha taulukko on epäyhtenäinen, sen kopioiminen sellaisenaan voi siirtää vanhat ongelmat uuteen paikkaan. Pienen koeryhmän avulla näet, kannattaako tiedot siirtää kerralla vai rakentaa luettelo uudelleen vaiheittain.

Myös tiimin perehdytyksessä kannattaa keskittyä muutamaan toistuvaan tehtävään: tuotteen etsimiseen, skannaukseen, määrän muuttamiseen ja poikkeaman ilmoittamiseen. Näin sovelluksesta ei tule vain yhden henkilön hallitsemaa työkalua. Jos kaikki ymmärtävät, milloin kirjataan hyllymäärä ja milloin varaston kokonaismäärä, raportit ovat hyödyllisempiä ja vuoronvaihdot sujuvampia.

Sovellus on maksuton ladata, mutta sovelluksen sisäiset ostot ovat mahdollisia, ja Playn kautta laskutettavien ostosten hintahaarukka ulottuu edullisista vaihtoehdoista selvästi suurempiin summiin. Tarkista sovelluksessa näkyvät ehdot ennen maksullisen toiminnon käyttämistä ja suhteuta kustannus siihen, kuinka paljon aikaa laskenta nykyisin vie. Pienelle käyttäjälle tärkein kysymys ei ole pelkkä hinta, vaan se, vähentääkö sovellus riittävästi manuaalista työtä ilman, että käyttöön tulee tarpeettoman monimutkainen prosessi.

Vaihdon jälkeen kannattaa pitää vanha inventaariolista tallessa ainakin siihen asti, kun uusi laskentatapa on testattu käytännössä. Vertaa ensimmäisen kierroksen tulosta aiempaan ja selvitä erot ennen kuin päätät, että sovelluksessa oleva määrä on oikea. Tämä ei ole ylimääräistä varovaisuutta: inventaariossa virhe voi johtua yhtä hyvin vanhentuneesta lähtötiedosta, epäselvästä yksiköstä tai hyllyllä olevasta tavarasta kuin itse kirjaamisesta.

Yrityskäyttöön merkitty sovellus sopii myös omien tavaroiden järjestämiseen, jos haluat seurata esimerkiksi työvälineitä tai säilytystilan tuotteita. Se on kuitenkin turhan raskas ratkaisu henkilölle, joka haluaa vain tehdä nopeasti yhden luettelon ilman tarvetta ylläpitää tuotetietoja. PEGI 3 -ikäraja kertoo sovelluksen ikäsoveltuvuudesta, mutta ei muuta sitä, että sen varsinainen painopiste on tavaroiden ja inventaarion käytännöllisessä hallinnassa.

Android-yhteensopivuuden kannalta vähimmäisvaatimus on versio 7.0, joten vanhemmalla käyttöjärjestelmällä toimiva laite ei sovi käyttöön. Nykyinen versio on Montsant - 7.5.p7. Jos laitteita on tiimissä useita, tarkistaisin yhteensopivuuden niistä kaikista ja testaisin skannauksen käytännön työpisteessä ennen kuin sovelluksesta tulee päivittäisen laskennan ainoa väline.

Käytön helppous ja ominaisuudet

Ensimmäinen asia, joka pisti silmään Mobile Inventory: Scan & Count -sovelluksessa, oli sen helppokäyttöisyys. Sovellus tarjoaa yksinkertaisen tavan skannata viivakoodeja ja lisätä tuotteita inventaarioon. Tämä on erityisen hyödyllistä pienyrityksille tai yksityishenkilöille, jotka haluavat pitää kirjaa omista tavaroistaan.

Sovelluksen pääominaisuuksiin kuuluu mahdollisuus luoda useita varastoja, lisätä tuotteita manuaalisesti tai skannaamalla, ja tarkastella varastotietoja reaaliajassa. Lisäksi mahdollisuus viedä tiedot CSV-muodossa on kätevä ominaisuus, joka helpottaa tietojen jakamista ja analysointia muilla alustoilla.

Käyttöliittymä ja käyttäjäkokemus

Käyttöliittymä on minimalistinen, mutta tehokas. Tämä tekee sovelluksesta erinomaisen työkalun niille, jotka haluavat yksinkertaisen, mutta tehokkaan tavan hallita inventaariota. Kaikki tarvittavat toiminnot ovat helposti saatavilla, ja sovelluksen navigointi on loogista.

Rakastan erityisesti sitä, kuinka nopeasti sovellus toimii. Skannausominaisuus on nopea ja tarkka, mikä tekee tuotteiden lisäämisestä inventaarioon vaivatonta. Tämä on erityisen tärkeää kiireisissä tilanteissa, joissa nopeus on valttia.

Lisäominaisuudet ja mukauttaminen

Yksi sovelluksen parhaista puolista on sen muokattavuus. Voit helposti lisätä lisätietoja tuotteisiin, kuten hinnat, määrät ja sijainnit. Tämä tekee siitä erittäin joustavan erilaisiin tarpeisiin. Voit myös asettaa muistutuksia, jos varastotaso laskee tietyn rajan alle, mikä on erinomainen ominaisuus varastonhallinnan kannalta.

Sovellus tarjoaa myös mahdollisuuden synkronoida tietoja pilvipalveluiden kanssa, mikä varmistaa, että et menetä tietoja, vaikka vaihtaisit laitetta. Tämä on tärkeää erityisesti yrityksille, jotka tarvitsevat jatkuvaa pääsyä ajankohtaisiin tietoihin.

Lopullinen arvio

Kaiken kaikkiaan Mobile Inventory: Scan & Count on erinomainen työkalu niille, jotka tarvitsevat yksinkertaisen ja tehokkaan tavan hallita inventaariota. Sen nopeus, tarkkuus ja muokattavuus tekevät siitä erinomaisen valinnan sekä pienyrityksille että yksityishenkilöille.

Jos etsit sovellusta, joka tekee inventaarion hallinnasta helppoa ja stressitöntä, suosittelen lämpimästi kokeilemaan tätä sovellusta. Se voi hyvinkin olla juuri se työkalu, joka tekee päivittäisestä varastonhallinnasta sujuvampaa ja organisoidumpaa.